Time management significa gestione del tempo.
Una delle cose più frustranti al mondo è quella di avere tante cose da fare ma non il tempo per farle tutte. Ci si sente continuamente sotto pressione e, quando qualcosa rimane inevitabilmente incompiuto o fatto male, ci sentiamo inadeguati.

Gestire il tempo

Iniziamo con un paio di buone notizie: non siete gli unici, anzi. 
La gestione del tempo, soprattutto nel lavoro, è una delle maggiori cause di stress nei paesi industrializzati.

Colpa delle cose da fare!
Sbagliato.
Colpa del nostro atteggiamento verso di esse.

Ci sono persone capaci di gestire il proprio tempo in maniera impeccabile: fanno mille cose ma non sembrano in affanno. C’è in loro di sicuro una predisposizione naturale all’organizzazione.
Ma nulla è perduto anche per chi, questa predisposizione, non ce l’ha.
Esistono infatti tecniche specifiche, ben indagate ultimamente dalle discipline conosciute come “coaching” e che lavorano sul nostro comportamento.

Efficiente non è efficace
Quando oltre alle azioni da portare a termine ci sono anche persone da gestire, la questione non è tanto fare le cose bene (efficienza) ma soprattutto fare le cose giuste (efficacia).

Se siamo manager e il nostro compito è anche quello di gestire persone, dovremo essere in grado di insegnare loro la pianificazione e, se necessario, pianificare per loro.

Come si misura l’importanza di un’azione? 
Un’azione è tanto più importante quanto più è legata ai nostri obiettivi.

Importante non è urgente! 
Un’azione può essere urgente (perché deve essere fatta con una scadenza breve) ma non importante perché il suo completamento comunque non ci avvicina al nostro obiettivo.
L’importanza di un’attività non varia mai: se serve, serve.

L’urgenza cresce all’approssimarsi della scadenza.

Come organizzare il tempo con una matrice

Possiamo usare la matrice importanza/urgenza:

La matrice di Eisenhower serve a mettere un po’ in ordine le cose da fare creando una gerarchia.

A cosa serve la matrice del tempo?

A non farci fregare dall’urgenza che, spesso, ci fa anteporre compiti meno importanti.
Completiamo un compito urgente (anche se non importante) perché:

• - ci fa sentire più liberi,
• - ci fa sentire meno sotto pressione,
• - ci fa sentire più efficienti,
• - perché abbiamo difficoltà a dire no a chi ci ha chiesto di fare quella cosa.

Vi siete mai ritrovati a metà giornata lavorativa, stanchi per aver fatto mille cose, ma con la sensazione di non essere avanzati neanche un po’ nella to do list?

Ecco: il tempo vi sta portando a spasso, non siete più voi a governarlo. 
Siete sotto stress e in balia delle urgenze (anche quelle finte). E allora…

Dobbiamo imparare a gestire il tempo

Intanto la gestione del tempo non è facile perché l’essere umano in quanto tale è strutturato per agire, non per programmare. 
Questo è un retaggio del nostro “cervello rettile” che, davanti ad un dinosauro, non aveva mica tanto tempo per pensare.

In pratica?

Come organizzare il tempo
Dobbiamo calendarizzare anche le azioni che non sono immediatamente da fare. 
Non diciamo più “prima o poi lo farò” ma programmiamo quell’attività, anche se non subito.

Consigli spiccioli per la gestione del tempo

1.    Tollera di essere impopolare. A volte, di fronte ad un a richiesta, dovrai dire “sì lo faccio, ma non adesso”.

2.     Prevedi l’imprevisto: un’agenda “verosimile” ha dei buchi da riempire, giorno per giorno, con imprevisti (urgenti e importanti). Avere del tempo da dedicarvi permetterà di non causare ritardi sulle altre attività programmate.

3.     Keep calm: agitarti e andare nel panico non ti aiuterà a fare più cose ma solo a fare più errori.

4.     Il multitasking è una balla: concentrati su un’attività alla volta, farne diverse contemporaneamente ti espone ad errori e perdita di concentrazione.

5.     Scegli i tempi: colloca le attività più importanti negli orari della giornata in cui sei al top. Lavorare al piano marketing del tuo migliore cliente alle undici di sera, dopo 12 ore di lavoro, probabilmente non è un’idea geniale.

Ma la cosa più importante è: non fare niente di tutto questo se non hai voglia di cambiare.

Abbandonare un vecchio atteggiamento, un’abitudine, una modalità di reazione è una cosa faticosa e che, almeno all’inizio, ti farà sentire a disagio.
Il cambiamento positivo migliorerà la tua vita ma, per affrontarlo, devi volerlo. Come ogni cosa.